PEDOMAN UMUM
TERTIB ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
UNIT KEGIATAN MAHASISWA ISLAM AL HUDA
UNIVERSITAS MERDEKA MALANG
TERTIB ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN
UNIT KEGIATAN MAHASISWA ISLAM AL HUDA
UNIVERSITAS MERDEKA MALANG
UNIT KEGIATAN MAHASISWA ISLAM (UKMI) Al Huda merupakan salah satu organisasi intra kampus non structural. Keberadaan UKMI Al Huda adalah suatu hal yang mutlak demi melakukaan proses penyeimbangan terhadap pertumbuhan dan dinamika kehidupan di Kampus Universitas Merdeka Malang. UKMI Al Huda di samping sebagai UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa), organisasi kader juga merupakan LDK (Lembaga Dakwah Kampus) yang selalu harus konsisten dengan pesan-pesan dakwah di kampus. Pada Umumnya Eksistensi UKMI AL Huda kurang mendapat respon positif dari mayoritas Mahasiswa di kampus Universitas Merdeka Malang yang nota bene merupakan generasi yang mendominasi di kampus Universitas Merdeka Malang ini.
Pernyataan diatas adalah sebuah pertanyaan yang mengoda kiranya. namun suatu point yang tidak harus terabaikan, pesan dakwah tidak harus selalu berpatokan pada mayoritas atau minoritas pelaku dakwah (baca : kader) yang istiqomah. Namun yang akan selalu menjadi kajian dasar dan perhatian perhatian segenap Insan Dakwah Kampus adalah bagaimana transformasi nilai-nilai dan penghidupan romantika religius tersebut selalu di selaraskan dengan situasi, kondisi dan domisili. Oleh karenanya, langkah modernisasi dalam memanagement organisasi akan selalu dilakukan sebagai suatu konsekwensi logis terhadap kemajuan dalam berorganisasi.
Unit Kegiatan Mahasiswa Islam Al Huda Insya Allah akan selalu konsisten dengan terus melakukanpembenahan baik di internal organisasi maupun perbaikan secara eksternal kondisi makro kampus.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
• Memberikan proses pembelajaran awal untuk kader baru (baik pengurus maupun anggota) dalam bekerja yang bersifat teknis operasional
• Memberikan kemudahan kepada seluruh fungsionaris dalam memahami secara baik dan benar tentang konsep berorganisasi khususnya pemahaman tentang disiplin Administrasi dan Kesekretariatan
• Mempercepat proses pengkaderan dan tranformasi management Administrasi dan Kesekretariatan, sehingga UKMI Al Huda akan tetap mampu untuk berkompetisi secara Individu ataupun organisasi di Wilayah ekstern.
C. PERINCIAN TERTIB ADMINISTRASI KESEKRETATIRTAN
• Adapun bagian penting yang menjadi acuan dasar secara makro dalam mendalami Administrasi dan Kesekretaritan dalam organisasi khususnya UKMI Al Huda, adalah sebagai berikut :.3
SURAT
Surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut
1. Sistematika Penulisan Surat.
Surat menyurat resmi organisasi di tulis dengan sistematika sebagai berikut :
• Serata dengan nomor surat di tulis hari, tanggal dan tahun pembuatan surat dalam aturan penulisan Masehi
• Nomor Surat, di singkat : Nomor
Aturan Penulisan :
A.@ / Bid. $ / UKMI Al Huda / UM/ # / %
B.@ / Bid. $ / UKMI Al Huda / UM/ # / %
Keterangan :
A : Kode Umum untuk surat Intern Unmer Malang
B : Kode Umum untuk Surat Ekstern Unmer Malang
@ : Nomor Surat buku Arsip Kesekretariatan UKMI AH
Bidang : Ditulis singkat nama Bid / Dept./Kepanitiaan.
$ : Ditulis nomor surat Bid/Dept/Kepanitiaan Kegiatan
UKMI : Unit Kegiatan Mahasiswa Islam Al Huda
UM : Universitas Merdeka
# : Bulan Hijriah, penulisan dengan huruf Romawi
% : Tahun Hijriah
• Lampiran Surat, disingkat : Lamp.
Disesuaikan dengan jumlah Lembaran yang di lampirkan atau bendel Proposal
• Perihal Surat, di singkat : Hal.
Di sesuaikan dengan perihal pengajuan surat.
• Alamat Tujuan surat di tulis lengkap “ Kepada Yth, dst.” (sesuai kebutuhan)
• Kata Pembuka Surat” Assalamu’ alaikum, Wr. Wb.”
• Dan dilanjutkan dengan “Bismillahirrohmanirrahim”
• Kalimat pengantar “ Puji Syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat, Hidayah dan Inayahnya kepada kita sekalian, sehingga kita dapat melaksanakan tugas selaku Khalifah Fil Ardhi. Shalawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga, shahabat dan para pengikutNya hingga Yaumil qiyamah. ” dan selanjutnya : ” Berkenaan dengan………….”
• Point penting dalam penulisan lainnya, yang berkenaan dengan Maksud surat :
Hari / Tanggal pelaksanaan kegiatan
Waktu pelaksanaan kegiatan
Tempat pelaksanaan kegiatan
Acara /agenda/kegiatan yang dimaksud
• Kata Penutup “Jazakumullahu Khairon Katsiro ”
• dan di lanjutakan dengan : ” WASSALAMU’ALAIKUM WR. WB. “
• Tulisan setelah kata penutup :
@@@@@@@@@@@@@@
UNIT KEGIATAN MAHASISWA ISLAM AL HUDA
UNIVERSITAS MERDEKA MALANG
PERIODE $$$$$ / $$$$$
Keterangan :
@@@@@@ : Ditulis nama : PENGURUS/PAN KEGIATAN
$$$$$$$$$$ : Ditulis nama periode kepengurusan
Tulisan tersebut berada pada posisi CENTER (tengah), dengan penulisan huruf CAPITAL (besar)
• Tanda Tangan, Nama pengurus organisasi beserta jabatan.
Aturan Penandatanganan Surat :
Apabila perihal surat tersebut berhubungan dengan non kegiatan (bukan perealisasian program kerja) dan di tujukan khusus di intern fungsionaris UKMI AL Huda , maka yang bertanda tangan cukup Ketua Umum dan Sekretaris Umum
Apabila perihal surat tersebut berhubungan dengan non kegiatan (bukan perealisasian program kerja) dan di tujukan Ekstern UKMI Al Huda, maka yang bertanda tangan Ketua Umum dan Sekretaris Umum dan mengetahui Pembina UKMI Al Huda
Apabila perihal surat tersebut berhubungan dengan perealisasian program kerja dan di tujukan Intern Panitia atau fungsionaris UKMI Al Huda, maka yang bertanda tangan Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana dan mengetahui Ketua Umum UKMI Al Huda
Apabila perihal surat tersebut berhubungan dengan perealisasian program kerja dan di tujukan Ekstern UKMI Al Huda, maka yang bertanda tangan Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana dan Mengetahui Pembina UKMI (pada posisi sebelah kiri) dan Ketua Umum UKMI Al Huda (pada posisi sebelah kanan)
Apabila pada kondisi tertentu Ketua Umum UKMI Al Huda Berhalangan/tidak berada di tempat, tanda tangan Ketua Umum dapat dilakukan oleh Sekretaris Umum (dengan ijin Ketua Umum UKMI Al Huda)
• Tembusan (bila ada)
Sesuaikan Perihal dan Tujuan Surat
Arsip (selalu ada)
2. Kop Surat dan Amplop
a) Warna Umum Kop untuk surat dan Amplop adalah : Putih, dengan berat 70 gram di tulis dengan warna Hijau Muda
b) Pada Sisi kiri terpampang Logo Universitas Merdeka Malang dan pada sisi kanan Logo UKMI Al Huda
c) Pada Bagian bawah kop tertulis alamat Sekretariat lengkap dengan nomor Telephon dan Faximile/E-Mail
d) Pada kaki Surat atau Amplop tertulis Motto : ”Hidup Berbudi dan Berprestasi Menuju Ridho Illahi ”
1ste. STEMPEL
• Stempel Organisasi UKMI Al Huda
Berbentuk segi lima dengan diameter 4 (empat) centi meter
Tulisan stempel :
Unit Kegiatan Mahasiswa Islam Al Huda, Universitas Merdeka Malang berbentuk melingkar dengan Logo UKMI berada pada posisi center (tengah seimbang)
Warna tinta stempel : Berwarna Hijau Muda (pada bagian cembung)
• Stempel Kegiatan
Apabila kegiatan di laksanakan kolaborasi (kerjasama dengan Organisasi/lembaga lain), maka harus disesuaikan dengan kesepakatan dua belah pihak, dengan aturan sebagai berikut
Bentuk Stempel disesuaikan dengan kebutuhan; yakni tidak boleh sama dengan bentuk stempel UKMI Al Huda
Tulisan Stempel di sesuaikan dengan kegiatan yang diselenggarakan.
Warna tinta Stempel : Di sesuaikan dengan kesepakatan pihak-pihak yang bekerjasama.
Apabila kegiatan di laksanakan secara Mandiri, maka stempel harus disesuaikan dengan kesepakatan panitia dengan aturan
Bentuk Stempel disesuaikan dengan kebutuhan. Yakni tidak boleh sama dengan bentuk stempel UKMI Al Huda
Tulisan Stempel di sesuaikan dengan kegiatan yang diselenggarakan di tambah dengan tulisan Organisasi UKMI AL Huda
Warna tinta Stempel : selain warna Hijau Muda
• Aturan Penyetempelan
Apabila yang bertanda tangan Ketua Umum dan Sekretaris Umum maka STEMPEL UKMI AL HUDA berada pada posisi tanda tangan Sekretaris Umum
Apabila yang bertanda tangan Ketua Umum atau Sekretaris Umum, Ketua Pelaksana dan Sekretaris Pelaksana suatu kegiatan, maka STEMPEL UKMI AL HUDA berada pada posisi seperti diatas. Sedangkan STEMPEL KEGIATAN berada pada posisi tanda tangan Sekretaris Pelaksana
Apabila pada kondisi tertentu suatau kegiatan tidak memiliki STEMPEL KEGIATAN, maka Stempel UKMI AL HUDA tetap pada Posisi tanda tangan Ketua Umum atau Sekretaris Umum
Stempel Pembina UKMI Al Huda berada pada tanda tangan Pembina (bila ada)
Secara Umum : Penyetempelan berada pada posisi 1/3 (sepertiga) dari tanda tangan berada berat pada bagian kiri tanda tangan.
2nden.
BUKU AGENDA / BUKU INDUK
• Ukuran Buku
Semua jenis buku dapat di gunakan sebagai buku agenda
• Kategorisasi Buku Agenda
Secara umum Buku agenda terdiri atas :
• Buku Agenda Surat Keluar
• Buku Agenda Surat Masuk
• Buku Agenda kehadiran Rapat pengurus atau rapat perealisasian Kegiatan
• Buku Agenda Hasil keputusan rapat/pembinaan kader
• Buku agenda program kerja / Skedul
• Buku Agenda Tamu
• Buku Agenda Surat Terima (di tandangani oleh lembaga/organisasi yang di tuju)
• Dan lain-lain sesuai kebutuhan
Buku agenda surat keluar :
1. Nomor urut
2. Nomor surat keluar
3. Alamat tujuan Surat
4. Tanggal keluar/kirim
5. Perihal surat
6. Keterangan
Buku agenda surat Masuk :
1. Nomor urut
2. Nomor surat Masuk
3. Pengirim
4. Tanggal surat masuk
5. Perihal surat
6. Keterangan
Buku agenda Kehadiran rapat (Pengurus dan Anggota) :
1. Tanggal Pelaksanaan rapat
2. Jenis Rapat
3. No. Urut
4. Nama (Pengurus/Anggota)
5. Tanda Tangan
6. Keterangan
7. Prosentasi kehadiran rapat (setiap Bulan atau Minggu)
Buku agenda hasil keputusan rapat/pembinaan kader :
1. Tanggal rapat/pembinaan
2. Tempat pelaksanaan rapat/pembin
3. Jenis rapat/pembinaan
4. pemimpin rapat/ pemateri
5. Kesimpulan/hasil rapat / pembina
6. Keterangan
Buku Tamu :
1. Tanggal kunjungan
2. Nama pengunjung (individu/ organ)
3. Perihal pengunjungan
4. Jam kunjunagan
5. yang melayani (pihak UKMI Al Huda)
6. Keterangan
3rd. BUKU KAS (KEUANGAN)
• Ukuran Buku
Semua jenis buku dapat di gunakan sebagai buku Kas
• Kategorisasi lainnya :
Secara umum terdiri atas :
• Nomor urut
• Tanggal
• Keterangan
• Penggunaan dana (Debet/Kredit)
• Saldo
4rde. BUKU INVENTARIS
• Ukuran Buku
Semua jenis buku dapat di gunakan sebagai buku Kas
• Kategorisasi lainnya :
Secara umum terdiri atas :
• Nomor urut
• Nama
• Jumlah
• Kondisi
• Keterangan
5th. PAPAN NAMA DAN PIN / LENCANA PENGURUS
• Bentuk papan nama
Papan Nama berbentuk 4 (empat) persegi panjang, dengan panjang dan lebar di sesuaikan dengan kebutuhan
• Tulisan
Tulisan pertama nama pengurus dan bagian bawah yang di batasi dengan garis adalah jabatan
• Bentuk Pin/Lencana
Bentuk pin disesuaikan dengan kebutuhan
• Tulisan Pin/Lencana
Tulisan umu yang harus ada : UNIT KEGIATAN MAHASISWA ISLAM AL HUDA, Logo UKMI Al Huda dan motto : ”Hidup Berbudi dan Berprestasi Menuju Ridho Illahi ”
• Warna Papan Nama dan Pin
Warna mayoritas adalah Hijau muda dengan tulisan kuning atau putih
• Bahan
Disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi
6e. JAKET ATAU ATRIBUT LAINNYA
• Bentuk /Model
Disesuiakan dengan Etika dan Estetika
• Tulisan
Tulisan umum yang harus ada : UNIT KEGIATAN MAHASISWA ISLAM AL HUDA, Logo UKMI Al Huda dan motto : ”Hidup Berbudi dan Berprestasi Menuju Ridho Illahi ”
• Warna
Warna mayoritas adalah Hijau muda dengan tulisan kuning atau putih atau disesuaikan dengan kebutuhan
• Bahan
Disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi
7e. ELEMPANGAN (GORDON)
• Bentuk / Model
Panjang disesuaikan dan melingkar pada leher
• Tulisan pada mendali / kain
Tulisan umum yang harus ada : UNIT KEGIATAN MAHASISWA ISLAM AL HUDA, Logo UKMI Al Huda dan motto : ”Hidup Berbudi dan Berprestasi Menuju Ridho Illahi ”
• Warna
Warna mayoritas adalah Hijau muda dengan tulisan kuning atau putih atau disesuaikan dengan kebutuhan
• Bahan
Disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi
• Waktu penggunaan
Digunakan khusus pada kegiatan formal, seperti : Forum Muktamar, dan lain-lain
• Pemakai
Pimpinan Sidang Farum Muktamar
Formatur terpilih saat sertijab (serah terima jabatan) dari ketua Umum Demisioner
Ketua Umum dan Sekretaris Umum UKMI Al Huda saat pelantikan pengurus UKMI Al Huda
• Jumlah
5 (lima) buah
Akan sangat baik jika ada gambar contoh surat lengkap dengan stempelnya.
BalasHapusSiap kak :)
HapusKomentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapusexcelent
BalasHapus